Diagram ini menggambarkan alur lengkap sistem Traceability IT Inventory pada perusahaan manufaktur, kawasan berikat, logistik, atau industri ekspor-impor. Sistem ini digunakan untuk melacak seluruh pergerakan barang dan material secara real-time, mulai dari barang masuk hingga menjadi produk jadi dan dikirim ke pelanggan.

Penjelasan Detail Diagram Traceability IT Inventory

1. INPUT / SUMBER

Bagian ini menjelaskan dari mana data dan barang berasal sebelum masuk ke sistem inventory.

A. Import / Pemasukan

Sumber barang dari:

a. Impor luar negeri

b. Pembelian lokal

c. Penerimaan barang supplier

Fungsi dari traceability pada kegiatan tersebut adalah mencatat kedatangan barang, membuat dokumen penerimaan dan sinkronisasi dengan dokumen bea cukai.

Contoh dokumen pemasukan yaitu PIB, Invoice, Packing List, Surat Jalan, dll.

B. Pembelian Lokal

Barang berasal dari vendor lokal.

Prosesnya meliputi penerbitan PO (Purchase Order), Kontrak pembelian dan Receiving barang.

Tujuan dari proses ini adalah menambah stok bahan baku dan menyiapkan kebutuhan produksi.

C. Produksi

Dalam proses produksi modul yang digunakan salah satunya Work Order dan Bill of Material (BOM)

Fungsi dari proses tersebut adalah: 

a. mengontrol pemakaian material bahan baku, bahan penolong dan aksesoris.

b. menghubungkan bahan baku, bahan penolong dan aksesoris dengan hasil produksi.

c. menghitung harga pokok produksi atas bahan baku, bahan penolong dan bahan aksesoris yang selanjutnya data tersebut diteruskan ke menu accounting sebagai jurnal mutasi.

D. Mutasi

Perpindahan barang antar gudang, dari gudang ke produksi, antar lokasi produksi, dari produksi ke penyimpanan dan antar area penyimpanan.

Fungsi dari proses tersebut adalah menjaga akurasi lokasi stok.

E. Retur dan Penyesuaian

Proses ini meliputi pengembalian barang, koreksi persediaan barang, pencatatan barang reject dan scrap hasil produksi.

Penyesuaian data bertujuan untuk menyesuaikan persediaan dalam sistem atau IT Inventory dengan jumlah persediaan aktual.

2. PROSES UTAMA

A. Penerimaan Barang

Proses ini meliputi pemeriksaan barang, verifikasi dokumen, label barcode atau QR dan input ke sistem.

B. Penyimpanan (Gudang)

Aktivitas ini meliputi penempatan lokasi, bin locator dan monitoring stok real-time.

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk mengetahui posisi barang secara detail.

Contoh: Gudang A → Rak B → Slot C

C. Produksi barang setengah jadi dan barang jadi

Aktivitas ini mencatat kegiatan issue material, konsumsi bahan baku, bahan penolong, bahan aksesoris, sisa hasil produksi, barang reject pada proses produksi.

Sistem akan mencatat material apa yang dipakai, digunakan untuk produksi mana, siapa operatornya, tanggal input dan tanggal proses produksi, dan tanggal berapa material digunakan.

D. Hasil Produksi WIP dan Barang Jadi

Hasil produksi merupakan Forward & Backward Traceability

Contoh: Produk barang jadi A dapat diketahui berasal dari batch atau nomor issue bahan baku mana, dari nomor WIP berapa, jenis dokumen pemasukan pabean apa, kapan tanggal pemasukan barangnya, supplier siapa, diproduksi kapan, mesin apa yang digunakan, berapa harga satuan pada harga pokok produksinya, berapa harga total harga pokok produksinya, berapa nomor invoice dan nomor penerimaan bahan bakunya, dll.

E. Pengeluaran / Pengiriman

Aktivitas dalam proses ini meliputi picking barang, packing, delivery, sales order, sales invoice.

Tujuan dalam kegiatan ini adalah mencatat barang keluar secara detail.

Traceability tetap berjalan meliputi barang dikirim ke pelanggan mana, dari batch atau nomor issue pengeluaran bahan baku, WIP dan barang jadi mana, jenis dokumen pemasukan pabean apa, kapan tanggal pemasukan barangnya, supplier siapa, diproduksi kapan, mesin apa yang digunakan, berapa harga satuan pada harga pokok produksinya, berapa harga total harga pokok produksinya, berapa nomor invoice dan nomor penerimaan bahan bakunya, dll.

3. OUTPUT

Hasil informasi yang dihasilkan sistem meliputi:

A. Stok Real-Time

Menampilkan bahan baku, WIP, barang jadi, reject/scrap

B. Laporan IT Inventory

Sesuai kebutuhan kawasan berikat & audit meliputi:

a. Laporan pemasukan

b. Laporan pengeluaran

c. Mutasi bahan baku

d. Posisi barang dalam proses

e. Mutasi barang jadi

f. Mutasi Barang modal

g. Mutasi barang reject dan scrap

h. Stock opname

C. Track & Trace Information

Digunakan untuk audit, recall produk, investigasi kualitas

4. MANFAAT UTAMA TRACEABILITY PADA ERP DAN IT INVENTORY

a. Mempermudah Audit Bea Cukai karena semua histori tercatat otomatis.

b. Akurasi persediaan lebih tinggi dan mengurangi selisih persediaan pada inventory.

c. Meminimalkan kehilangan barang karena lokasi barang terlacak.

d. Memastikan compliance Kawasan Berikat dan sesuai regulasi kepabeanan.

e. Mempercepat pelacakan histori material & produksi.

5. KESIMPULAN

Diagram ini menunjukkan bahwa seluruh pergerakan barang tercatat dan semua transaksi saling terhubung, histori material dapat dilacak end-to-end, sistem mendukung audit dan compliance Kawasan Berikat dan integrasi ERP dengan portal Ceisa 4.0 dan Coretax berjalan otomatis.

Sistem seperti ini biasanya digunakan pada manufaktur elektronik, otomotif, garment, makanan dan minuman, farmasi, perusahaan Kawasan Berikat atau KITE dan logistik modern.